Cách chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

0
47

Sự ra đời của hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích và tiện lợi cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, người bán hàng lẫn người mua hàng. Tuy là có nhiều tiện lợi nhưng ở nước ta, việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử cũng như sự liên kết giữa nhiều yếu tố với nhau chưa được hiệu quả; chính vì thế mà trong một số trường hợp doanh nghiệp hoặc người bán hàng, cung cấp dịch vụ buộc lòng phải xuất hóa đơn giấy. Vấn đề đặt ra lúc này là làm sao để chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy một cách hiệu quả và đúng pháp lý.

Như thế nào là một hóa đơn điện tử hợp pháp?

Trước khi hóa đơn điện tử (HĐĐT) của một doanh nghiệp nào đó được đưa vào hoạt động giao dịch trên thị trường thì đòi hỏi hóa đơn đó phải hợp pháp, mà điều kiện để HĐĐT hợp pháp đó là hóa đơn phải đáp ứng đủ các điều kiện sau (theo Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính):

hóa đơn điện tử hợp pháp

  • Có sự đảm bảo về độ tin cậy của tất cả các thông tin có trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT. Tiêu chí để đánh giá thông tin còn đầy đủ đó là thông tin đó chưa bị thay đổi trừ những thay đổi về hình thức do được phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ và hiện thị hóa đơn
  • Thông tin chứa trong HĐĐT phải truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh trong những trường hợp cần thiết.
  • Hóa đơn phải đảm bảo được nguyên tắc về số hóa đơn, phải liên tục và đúng trình tự thời gian, đảm bảo được mỗi hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Khi hóa đơn điện tử đã được họp pháp thì việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều.

xem thêm bảng giá về hóa đơn điện tử: Bảng giá hddt viettel

Hướng dẫn chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy đúng quy định

Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định:

Nguyên tắc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải tuân thủ đúng các điều lệ:

  • Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và điều này chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất. HĐĐT được chuyển đổi này phải đáp ứng các quy định (được nêu tại khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32) và phải có chữ ký, con dấu của người đại diện pháp luật.
  • Người mua và bán được chuyển đổi hóa đơn để phục vụ cho việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán (nêu tại khoản 2, 3, 4).

chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy phải đáp ứng được đủ các điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC:

  • Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy
  • Phải có chữ ký của người thực hiện chuyển hóa đơn
  • Nội dung của hóa đơn giấy phải thể hiện được toàn vẹn thông tin từ hóa đơn điện tử gốc

Khi đáp ứng đủ các điều kiện trên thì việc chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn đồng thời vẫn đảm bảo được tính pháp lý của hóa đơn giấy khi đã được chuyển đổi sang từ hóa đơn điện tử.

Tuy nhiên, còn một lưu ý nhỏ nữa khi thực hiện việc chuyển đổi HĐĐT đó là ký hiệu riêng trên hóa đơn phải được bao gồm đầy đủ các thông tin là:

  • Dòng chữ dùng để phân biệt giữa hóa đơn điện tử chuyển đổi và HĐĐT gốc (hóa đơn nguồn) phải ghi rõ là “ Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử”
  • Họ tên và chữ ký của người đại diện thực hiện việc chuyển đổi hóa đơn
  • Thời gian thực hiện chuyển đổi phải ghi rõ ràng, cụ thể đến từng phút giây.

http://www.cell-relay.com/chuyen-sang-su-dung-hoa-don-dien-tu-tu-ngay-01-07-2018/

Hy vọng qua những thông tin bên trên bạn sẽ hiểu rõ hơn về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy là như thế nào và cần những điều kiện gì để giúp công việc chuyển đổi hóa đơn của mình được dễ dàng và nhanh chóng hơn mà không gặp phải trục trặc hay sai sót gì nhưng vẫn đảm bảo được tính pháp lý của nó.

Xem thêm:http://www.cell-relay.com/chuyen-sang-su-dung-hoa-don-dien-tu-tu-ngay-01-07-2018/

LEAVE A REPLY