Hóa đơn điện tử là gì?

0
311
Hóa đơn điện tử là gì?

Ngày nay, khi mà công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, các giao dịch trực tuyến trở nên phổ biến hơn thì việc sử dụng hóa đơn điện tử để thay thế vị trí cho hóa đơn giấy trong các giao dịch mua bán, dịch vụ là điều cần thiết và rất tiện lợi. việc sử dụng loại hóa đơn mới, hiện đại này sẽ giúp cho các quy trình nghiệp vụ kế toán sẽ trở nên dễ dàng, tiết kiệm chi phí nhiều hơn cho doanh nghiệp; đồng thời cũng nâng cao được tính bảo mật cho doanh nghiệp. Vậy hóa đơn điện tử là gì và cần quan tâm đến những vấn đề nào khi sử dụng nó?

Khái niệm về hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ…được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các loại phương tiện điện tử chuyên môn. Một hóa đơn điện tử cũng cần phải được hợp pháp hóa thì mới có giá trị; mà để được như vậy thì cần phải thể hiện được đầy đủ những thông tin dưới đây:

hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
  • Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn và số thứ tự hóa đơn. Những thông tin này phải đúng theo quy định của Bộ Tài Chính tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC.
  • Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán lẫn người mua
  • Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, số tiền, dịch vụ…cũng đầy đủ như hóa đơn bằng giấy. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) thì cần phải có thêm dòng thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán được ghi cả bằng chữ lẫn số.
  • Chữ ký điện tử của bên bán hàng và cả chữ ký của người mua hợp pháp
  • Hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt, trường hợp nếu cần ghi thêm chữ nước ngoài thì phải đặt trong ngoặc đơn cùng nhiều quy định khác.

Trong trường hợp một số hóa đơn điện tử không có nội dung bắt buộc thì phải được thực hiện theo sự hướng dẫn riêng của Bộ Tài Chính.

Bên cạnh đó còn có hóa đơn điện tử xác thực là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số hóa đơn xác thực thông qua hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục thuế.

Một số vấn đề cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử

Lợi ích khi sử dụng

  • Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ…
  • Thuận tiện hơn trong việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh… của doanh nghiệp
  • Thời gian cho việc lập, gửi/nhận hóa đơn được rút ngắn từ đó giúp công tác quản trị trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn.
  • Góp phần bảo vệ môi trường
lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Việc sử dụng loại hóa đơn này còn giúp giải quyết vấn đề trong những trường hợp khẩn cấp nên là đối tượng không thể thiếu của các doanh nghiệp hiện nay.

Điều kiện sử dụng

Tuy là một công cụ hỗ trợ cho doanh nghiệp nhưng để sử dụng được loại dịch vụ này thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng được các điều kiện là:

  • Doanh nghiệp phải là tổ chức có sử dụng các giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng hoặc kê khai thuế với cơ quan nhà nước
  • Địa điểm doanh nghiệp rõ ràng, mạng thông tin, đường truyền, thiết bị… phải đáp ứng được nhu cầu kiểm soát, xử lý, sử dụng, khai thác và bảo quản, lưu trữ hoá đơn điện tử
  • Người sử dụng loại hóa đơn này phải có đủ trình độ chuyên môn
  • Doanh nghiệp còn phải có chữ ký điện tử đúng với quy định của pháp luật
  • Phải có được một quy trình sao lưu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu chất lượng tương thích với các tiêu chuẩn của hệ thống lưu trữ dữ liệu
  • Có phần mềm để kết nối hóa đơn điện tử với các phần mềm khác.
  • Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải đáp ứng đủ điều kiện về khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật thì mới được tạo lập và sử dụng loại hóa đơn đặc biệt này; quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC.
điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phải có đầy đủ điều kiện thì mới sử dụng được hóa đơn điện tử

Nguyên tắc sử dụng

Khi trao đổi giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ thì phía người bán phải cung cấp đủ thông tin cho khách hàng của mình về định dạng, cách thức truyền nhận hóa đơn mà mình đang sử dụng. Giữa người bán, người mua và tổ chức trung gian cung cấp loại hình dịch vụ này hoặc các đơn vị có liên quan phải có thỏa thuận cụ thể về yêu cầu kỹ thuật, điều kiện để đảm bảo tính an toàn và bảo mật có liên quan đến hóa đơn đó. Có như vậy thì việc sử dụng loại hình công nghệ này mới hiệu quả.

Qua đây, có thể nhận định rằng, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp dễ dàng hội nhập với thị trường quốc tế hiện nay đồng thời góp phần nâng cao năng suất sản xuất, kinh doanh và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp mình.

LEAVE A REPLY