Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

0
389
Hóa đơn điện tử như thế nào là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử hiện đang là loại hình hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn bằng giấy thông thường  và đang dần trở thành xu hướng bắt buộc tại Việt nam. Tuy nhiên, để sử dụng được loại hình công nghệ này trong các giao dịch hàng ngày giữa các doanh nghiệp và cơ quan nhà nước thì bắt buộc phải là hóa đơn điện tử hợp lệ. Vậy như thế nào mới là hóa đơn hợp lệ?

Điều kiện để hóa đơn điện tử được coi là hợp lệ

Hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí, thời gian gửi/nhận nhanh chóng, dễ trao đổi, tính bảo mật cao… nên ngày càng có nhiều doanh nghiệp đăng ký sử dụng loại hóa đơn này. Nhưng, căn cứ vào Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính thì một hóa đơn điện tử hợp lệ thì ngoài những thông tin cơ bản như hóa đơn giấy ra thì còn phải cần thêm những chỉ tiêu sau:

  • Có mã Code (QR) bản thể hiện hóa đơn điện tử
  • Có ký hiệu
  • Có chữ ký điện tử hợp pháp của doanh nghiệp
  • Và phải là mẫu hóa đơn điện tử đúng với quy định của pháp luật

điều kiện để hóa đơn điện tử hợp lệ

Ngoài ra, một hóa đơn điện tử hợp lệ còn phải có định dạng XML, không bị sửa đổi và còn kèm theo bản được thể hiện bằng định dạng PDF.

Nói tóm lại, về bản chất thì hóa đơn điện tử hoàn toàn giống với hóa đơn giấy nhưng được chuyển hóa từ giấy sang điện tử, bên cạnh đó còn kèm theo các phần mềm quản lý khác nhau nhưng đem lại sự tiện lợi và hiện đại hơn cho người dùng.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên trang Tổng cục thuế

Không phải lúc nào cơ quan nhà nước cũng giúp bạn xác nhận xem hóa đơn đó có hợp lệ hay không mà thông thường điều này là tự bản thân doanh nghiệp thực hiện. Để kiểm tra xem một hóa đơn điện tử có hợp lệ, hợp pháp hay không thì bạn có thể tra cứu trên trang của Tổng cục thuế. Vấn đề này được chia thành 2 trường hợp:

  • Trường hợp 1: tra cứu hóa đơn điện tử đã được phép sử dụng hay chưa và việc tra cứu sẽ được thực hiện sau 2 ngày phát hành hóa đơn
  • Trường hợp 2: xác nhận tính hợp pháp của hóa đơn trước khi hạch toán, kê khai hóa đơn kế toán

Cách thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ trên website của Tổng cục thuế là:

Bước 1: truy cập vào website: http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn. Sau đó bạn kích chuột chọn mục thông tin hóa đơn -> tra cứu hóa đơn

tra cứu hóa đơn điện tử

Bước 2: điền thông tin liên quan vào các ô tương ứng; các ô có gắn dấu (*) là thông tin bắt buộc bạn phải điền đầy đủ. Khi điền xong thông tin bạn kích chuột chọn “tìm kiếm” để thực hiện việc tra cứu; phần “hóa đơn bưu chính viễn thông” thì bạn không cần điền.

https://storeviettel.com/hoa-don-dien-tu-viettel/

Ô thông tin số hóa đơn ở đây là tổng lượng số hóa đơn đã phát hành chứ không phải số hóa đơn hiện tại mà doanh nghiệp đang sử dụng.

tra cứu hóa đơn điện tử trên trang tổng cục thuế

Bước 3: kiểm tra kết quả đã tra cứu.

  • Trường hợp nếu hóa đơn có đầy đủ thông tin của người bán loại hàng hóa dịch vụ, thông tin hóa đơn cụ thể thì hóa đơn này là hợp lệ.
  • Ngược lại, nếu trường hợp hóa đơn chỉ có thông tin thể hiện của mục “thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” nhưng mục “thông tin hóa đơn” lại không có gì thì hóa đơn mà bạn đang tra cứu không hợp pháp, nguyên nhân có thể là do doanh nghiệp đó chưa có thông báo phát hành hóa đơn hoặc đã thông báo những thông tin chưa được cập nhật.

kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn

Đối với các trường hợp hóa đơn chưa hợp lệ thì cách xử lý là bạn hãy liên hệ ngay cho đơn vị xuất hóa đơn để đối chiếu, kiểm tra thông tin phát hành hóa đơn, nếu hóa đơn đã được thông báo thì chụp lại ảnh thông báo đó.

Kết luận, mặc dù hóa đơn điện tử là công nghệ hiện đại đem đến nhiều lợi ích và sự tiện dụng cho doanh nghiệp nhưng để sử dụng được loại hóa đơn này thì không những hóa đơn điện tử hợp lệ mà còn phải có một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao đồng thời doanh nghiệp còn phải co đầy đủ thiết bị, mạng thông tin, đường truyền chuẩn để khai lập, sử dụng, bảo quản và lưu trữ loại hóa đơn điện tử này.

Xem thêm: http://www.cell-relay.com/thu-tuc-dang-ky-hoa-don-dien-tu/.

Hóa đơn điện tử viettel

 

LEAVE A REPLY