Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

0
611
Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hiện là một trong những công cụ hỗ trợ cho các giao dịch bằng hóa đơn của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp. Việc áp dụng hóa đơn điện tử đang được triển khai mạnh mẽ theo các điều luật được ban hành không những đem lại sự tiện lợi cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước mà còn lợi ích thiết thực cho cả xã hội. Tuy nhiên việc áp dụng và thực hiện hóa đơn điện tử cũng không phải là điều dễ dàng; do đó nếu doanh nghiệp của bạn đang có ý định chuyển sang sử dụng loại hình công nghệ này thì cần chú ý đến những điều sau:

Hóa đơn điện tử phải hợp lệ

Cũng giống với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử (HĐĐT) nếu muốn có giá trị thì phải được pháp luật công nhận, mà để có được điều này thì:

hóa đơn điện tử hợp lệ

  • Hóa đơn phải đảm bảo được đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn ngay từ lúc khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng của HĐĐT. Các thông tin này phải đầy đủ và chưa bị thay đổi gì ngoài việc thay đổi về hình thức do những yếu tố phát sinh trong quá trình trao đổi, hiển thị hoặc lưu trữ hóa đơn.
  • Thông tin có trong hóa đơn phải đảm bảo có thể truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh trong những trường hợp cần thiết.
  • Xem thêm về hóa đơn điện tử viettel: tại đây

Bên cạnh đó, thủ tục phát hành HĐĐT cũng phải đúng với quy định của pháp luật, đó là:

  • Doanh nghiệp muốn phát hành hóa đơn phải có được quyết định áp dụng HĐĐT (soạn thảo theo mẫu 1 của Thông tư 32)
  • Phải có thông báo phát hành hóa đơn điện tử (soạn thảo theo mẫu 2 của Thông tư 32) gửi trực tiếp lên cơ quan quản lý hoặc trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế
  • Hóa đơn mẫu phải có chữ ký số hợp pháp của doanh nghiệp và được gửi tới cơ quan quản lý thuế

Sau khi đã hoàn tất những điều trên thì việc thực hiện hóa đơn điện tử sẽ được làm theo hướng dẫn sau:

Cách thực hiện hóa đơn điện tử

Tạo lập hóa đơn điện tử:

Việc lập hóa đơn điện tử sẽ được thực hiện là:

lập hóa đơn điện tử

  • Doanh nghiệp, tổ chức tạo lập HĐĐT (bên bán hàng hóa, dịch vụ) sẽ thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn của doanh nghiệp đã được cung cấp khi đăng ký trước đó.
  • Doanh nghiệp, tổ chức tạo lập HĐĐT phải truy cập vào chương trình hệ thống lập HĐĐT của đơn vị trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT để khởi tạo và lập hóa đơn.

Gửi hóa đơn điện tử:

Tức là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ doanh nghiệp, tổ chức (bên người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ) đến người mua. Việc này được thực hiện bằng 2 cách:

  • Gửi trực tiếp: bên phía người bán sẽ lập HĐĐT trên phần mềm quản lý ứng dụng, sử dụng chữ ký số để xác nhận rồi gửi trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận riêng giữa người bán và người mua.
  • Gửi thông qua đơn vị trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT: phía người bán sẽ truy cập vào chương trình hệ thống lập HĐĐT của đơn vị trung gian để khởi tạo và lập hóa đơn từ phần mềm ứng dụng trong hệ thống; sau đó sẽ gửi cho người mua HĐĐT đã có chữ ký số của doanh nghiệp mình.

gửi hóa đơn trực tiếp

Xử lý hóa đơn điện tử đã lập:

Sau khi đã lập và gửi hóa đơn nếu không có vấn đề gì thì coi như việc thực hiện hóa đơn điện tử thành công, nhưng trong một số trường hợp vẫn có những trục trặc xảy ra thì cần phải xử lý cho thỏa đáng.

  • Trường hợp HĐĐT đã gửi cho người mua nhưng lại chưa giao hàng hóa, dịch vụ hoặc HĐĐT đã lập và gửi cho người mua rồi nhưng cả 2 bên lại chưa kê khai thuế nếu có phát hiện có thông tin bị sai thì cách xử lý là hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên và HĐĐT bị hủy này cần phải được lưu trữ lại để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan nhà nước.
  • Trường hợp HĐĐT đã được gửi cho người bán, hàng hóa/dịch vụ cũng được giao đầy đủ, 2 bên cũng đã kê khai thuế rõ ràng nhưng sau đó lại phát hiện có sai sót thì người mua và người bán sẽ phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót đó, có chữ ký điện tử của cả 2 bên đồng thời người bán phải lập lại HĐĐT điều chỉnh những sai sót đó(HĐĐT điều chỉnh không được ghi số (-)). HĐĐT được lập sau phải được ghi rõ các điều chỉnh và căn cứ và HĐĐT được điều chỉnh này cả người bán và người mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Xem thêm: http://www.cell-relay.com/hoa-don-dien-tu-khi-nao-ap-dung/

Chi tiết: https://storeviettel.com/hoa-don-dien-tu/ung-dung.html

LEAVE A REPLY