Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

0
265
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?

Việc sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến; tuy nhiên, nếu muốn sử dụng được công nghệ số này thì còn phải cần đến nhiều yếu tố và phần mềm hóa đơn điện tử là một trong số đó. Vậy phần mềm hóa đơn điện tử là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để giúp việc sử dụng loại hình công nghệ này được tốt hơn bạn nhé.

Khái niệm phần mềm hóa đơn điện tử

Là phần mềm tương tự như các phần mềm hỗ trợ công việc kế toán và văn phòng thông thường, phần mềm hóa đơn điện tử giúp hỗ trợ việc kê khai hóa đơn điện tử được dễ dàng và nhanh chóng hơn; phần mềm này được sử dụng chung với nhiều loại hóa đơn điện tử khác nhau như: hóa đơn trong việc kê khai thuế, hóa đơn giao dịch với khách hàng hay giữa các doanh nghiệp với nhau.

phần mềm hóa đơn điện tử

Phầm mềm công nghệ này được cung cấp bởi đơn vị trung gian và luôn đi kèm với hóa đơn điện tử; do đó nếu muốn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp phải đăng ký mua hóa đơn từ các nhà cung cấp và làm các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nhà nước.

Phần mềm hóa đơn điện tử giúp tối ưu hóa các phương thức quản lý đối với mô hình tập trung hoặc phân tán, có khả năng tiếp nhận và sử dụng được nhiều chữ ký số cùng một lúc hoặc sử dụng một chữ ký số với nhiều điểm xuất phát hóa đơn điện tử. Ngoài ra nó còn có các tính năng chuyển đổi dữ liệu và phân nhánh hiệu quả để việc quản lý và xuất nhập thông tin giữa các doanh nghiệp/đơn vị đạt hiệu quả tốt hơn.

Hiện nay, phần mềm hóa đơn điện tử được cung cấp bởi các nhà mạng lớn như Viettel VNPT, FPT; bạn có thể lựa chọn cho mình một nhà cung cấp đáng tin cậy đối với phầm mềm công nghệ này để việc ứng dụng công nghệ hóa đơn điện tử được dễ dàng, đơn giản và hiệu quả hơn.

Tính năng phần mềm hóa đơn điện tử có được

Là một phần mềm hỗ trợ vì vậy mà nó còn được tích hợp rất nhiều tính năng khác nhau để giúp việc tạo lập, xử lý, quản lý và lưu trữ dữ liệu được hiệu quả và an toàn. Cụ thể là:

  • Giúp xuất nhập, lưu trữ và quản lý dữ liệu/thông tin có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp một cách cụ thể, rõ ràng.
  • Phần mềm có sẵn các mẫu hóa đơn để giúp doanh nghiệp tự khởi tạo cho mình một mẫu hóa đơn riêng, đặc biệt là logo, thương hiệu đi kèm với hóa đơn

tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử

  • Không phải mất nhiều thời gian in ấn cũng như chuyển đổi hóa đơn cho khách hàng/đối tác qua các con đường khác như: emai, SMS…
  • Khả năng kết nối giữa phần mềm hóa đơn điện tử với các phần mềm văn phòng cao như phần mềm bán hàng, kế toán…giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và giảm khối lượng công việc trong việc xuất nhập hóa đơn cho chính doanh nghiệp.
  • Tự động lập tờ kê khai thuế GTGT giúp doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng được dễ dàng và nhanh chóng hơn
  • Cung cấp thông tin giúp doanh nghiệp quản lý, thông kê các hóa đơn đã được lưu trữ trong nhiều năm một cách chi tiết và chính xác nhất.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

Thông thường, khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử qua các nhà cung cấp thì sẽ được kèm theo một phần mềm sử dụng riêng biệt; mà muốn sử dụng được phần mềm này một cách thành thạo thì đòi hỏi doanh nghiệp phải có một đội ngũ nhân viên có trình độ cao thì việc khởi tạo, xử lý, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử mới được hiệu quả và an toàn hơn. Việc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được thực hiện với các mục sau:

sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử

  • Đăng nhập vào phần mềm
  • Đổi mật khẩu truy cập
  • Thiết lập tham số dữ liệu cho phần mềm
  • Kích hoạt chế độ quản lý người sử dụng cho phần mềm
  • Xem và kiểm tra lại nhật ký người dùng
  • Nếu muốn thêm chi nhánh cho doanh nghiệp thì bạn sẽ tiến hành thực hiện các thao tác với mục quản lý chi nhánh
  • Bắt đầu quản lý hóa đơn chi nhánh của doanh nghiệp với phần mềm
  • Xuất nhập dữ liệu của chi nhánh
  • Chọn doanh nghiệp sử dụng hóa đơn
  • Thiết kế mẫu hóa đơn cần đặt in
  • Import hóa đơn từ các hệ thống khác
  • Thiết lập thông số kết nối CRM
  • Kết nối với phần mềm kế toán của doanh nghiệp
  • Sao lưu lại dữ liệu
  • Cập nhật phiên bản dữ liệu mới cho phần mềm

Xem thêm: http://www.cell-relay.com/hoa-don-dien-tu-la-gi/.

Nguồn bài viết: https://storeviettel.com/hoa-don-dien-tu-viettel/

LEAVE A REPLY