Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử

0
329

Trong thời gian gần đây, loại hình thức được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụng đó là hóa đơn điện tử. Công nghệ này đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi có thể thay thế hóa đơn giấy để thực hiện các giao dịch trực tuyến. Tuy nhiên, vẫn có rất nhiều doanh nghiệp gặp nhiều rắc rối trong việc làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho mình. Vậy làm thế nào để đăng ký và thủ tục cho việc này như thế nào? bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hiện nay.

Các bước tiến hành đăng ký hóa đơn điện tử

Thủ tục đăng ký sử dụng loại hình công nghệ này được thực hiện trong 3 bước, đó là:

Bước 1: đưa ra quyết định cuối cùng áp dụng hóa đơn điện tử

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp nếu muốn sử dụng loại hình hóa đơn này thì phải làm quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và gửi cho cơ quan thuế quản lý bằng văn bản giấy hoặc gửi qua công thông tin điện tử của cơ quan thuế bằng văn bản điện tử (có chữ ký số hợp pháp) và phải chịu trách nhiệm khi đưa ra quyết định này. Mẫu đơn sẽ theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính.

mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
Mẫu quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Bước 2: phát hành hóa đơn điện tử

Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, tổ chức cần sử dụng hóa đơn phải lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kem theo Thông tư 32.

thông báo phát hành hóa đơn điện tử
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Bước 3: ký số cho hóa đơn mẫu và gửi hóa đơn cho cơ quan thuế

Sau khi đã nộp quyết định áp dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn cho cơ quan thuế thì doanh nghiệp sẽ soạn một mẫu hóa đơn riêng cho doanh nghiệp của mình và sử dụng chữ ký số xác nhận và gửi mẫu hóa đơn đúng với định dạng lên cơ quan thuế theo đường điện tử.

Các bước thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trên đều được gửi đến cơ quan thuế thông qua cổng thông tin hoặc gửi theo hình thức văn bản thông thường.

Lưu ý:

  • Để thuận tiện hơn trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp nên lập cùng lúc 3 loại giấy tờ trên và gửi cho cơ quan thuế trong 1 lần
  • Nếu cơ quan thuế không có văn bản phản hồi về việc sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thì sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp đã có thể được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp. Điều này là theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017.
  • Các hóa đơn điện tử hiện nay đều có sự hỗ trợ của các phần mềm quản lý, do đó khi sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc doanh nghiệp phải đăng ký với đơn vị cung cấp phần mềm thì mới có thể triển khai hóa đơn một cách thuận lợi và hợp pháp.

Điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như: tiết kiệm chi phí cho việc in ấn, gửi/nhận, lưu trữ và bảo quản;  thời gian gửi/nhận nhanh chóng, tính bảo mật cao…vì vậy mà có rất nhiều doanh nghiệp đăng ký sử dụng loại hình công nghệ này. Tuy nhiên, trước khi làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử thì cần phải xem xét lại doanh nghiệp của mình có đáp ứng được những điều kiện để phát hành hóa đơn điện tử bên dưới không đã nhé.

hóa đơn điện tử

Điều kiện để doanh nghiệp phát hành hóa đơn:

  • Doanh nghiệp phải là tổ chức có sử dụng giao dịch điện tử với cơ quan thuế hoặc ngân hàng
  • Có chữ ký điện tử của riêng doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật
  • Có địa điểm, đường truyền thông tin cụ thể, mạng thông tin, thiết bị truyền tin…để đáp ứng được yêu cầu khi khai thác, kiểm soát, quản lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
  • Phải có đội ngũ nhân viên đủ trình độ chuyên môn để thực hiện việc tạo lập và sử dụng hóa đơn theo đúng quy định.
  • Phần mềm hóa đơn của nhà cung cấp phải uy tín và phù hợp với quy định đã ban hành của Bộ Tài chính và Tổng cục thuế

Nếu doanh nghiệp đã đáp ứng đủ các điều kiện trên thì việc làm thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử sẽ trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Hy vọng những thông tin bên trên sẽ giúp ích cho bạn trong việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp của mình.

Chi tiết: tại đây

LEAVE A REPLY